La aparición de una nueva versión del coronavirus ha obligado al mundo a un confinamiento forzado como una de las medidas para contener su dispersión.
Es así que si tu trabajo no se considera esencial y puedes realizarlo a distancia, probablemente estás experimentando por primera ocasión las reuniones vía remota y no has tenido mas capacitación que descargar un programa y “picarle” a las opciones a ver cómo funciona.
Características principales de una reunión en línea
Cada aplicación para videoconferencia tiene sus propias reglas de funcionamiento aunque todas cumplen con éstas básicas:
- Usuarios identificables: ya sea que puedas personalizar el nombre de usuario o que de manera automatizada asigne alguno;
- Nombre de sala: así como los usuarios habrá aplicaciones que permitan la personalización del nombre de las salas y las que lo tengan fijo;
- Acceso a tu micrófono y cámara.
Notarás que la dinámica no es muy diferente a cuando vas a una junta en tu centro de trabajo o escuela. Habrá alguien que organice y convoque la reunión (Host y co-host), asistentes (usuarios/users) y la sala de juntas (sala/room).
¿Y quién es éste?
Se ha hecho público que hay personas que se encargan de entrometerse a las reuniones con propósitos desconocidos y ello genera desconfianza al utilizar las herramientas.
Primero te invito a que tengas presente que la dinámica de reuniones ya la conoces. Traslada ese conocimiento a esta nueva forma de comunicación.
Por ejemplo: si la reunión a la que irás ya conoces a los asistentes y notas que alguien desconocido está presente, no dudes en preguntarle al anfitrión si lo ubica o en pedirle al desconocido que se identifique. Si no dejarías a un colado en tu sala de juntas física, tampoco lo dejes aquí. Pide que lo expulsen para tener un ambiente mejor controlado y revisa en las opciones de configuración que la sala pueda ponerse privada o bloqueada para evitar mas intromisiones.
Si no dejarías a un colado en tu sala de juntas física, tampoco lo dejes aquí.
Así como en las reuniones presenciales hay un orden del día y acuerdos, en las remotas habrá que añadir reglas sobre cuándo encender micrófonos o cámaras. Recuerda que la transmisión de video puede poner lenta la comunicación.
No te abrumes, hay muchas otras herramientas de trabajo remoto que habitualmente manejas, así que continúa con ellas. ¿Realmente es necesaria una reunión o se puede atender con un email o chat?
Por último, te invito a que leas esta nota sobre sugerencias de uso de Zoom que te protegerán de algunos riesgos al utilizarlo.
